De VvE en incasso; de 14-dagen brief
Al eerder hebben wij in een @rijssenbeek de 14-dagen brief onder de aandacht gebracht. In onze incasso-praktijk constateren wij echter dat de inhoud van deze zogenaamde 14-dagen brief niet altijd voldoet aan de gestelde vereisten. Vandaar dat wij de vereisten voor deze brief nogmaals onder de aandacht willen brengen. Het belang van een juiste 14-dagen brief is, dat deze aan alle vereisten voldoet zoals de wet voorschrijft om debiteuren in de gelegenheid te stellen de vordering zonder bijkomende kosten binnen een gestelde termijn te voldoen en om debiteuren tegen onredelijk hoge incassokosten te beschermen.
Indien sprake is van een betalingsachterstand bij een van de leden van de VvE, wordt de debiteur in eerste instantie herinnerd aan zijn betalingsachterstand. Blijft vervolgens betaling wederom achterwege, ondanks de herinnering(en), dan dient deze debiteur door middel van een zogeheten 14-dagen brief van de betalingsachterstand in kennis te worden gesteld, voordat de vordering ter incasso aan ons kantoor uit handen gegeven kan worden.
De inhoud van de 14-dagen brief moet aan specifieke eisen voldoen. Zo moet de debiteur onder andere 14 dagen de gelegenheid worden gegeven om alsnog de vordering buiten rechte te voldoen zonder dat extra (incasso)kosten in rekening worden gebracht. Betaling dient plaats te vinden binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief is bezorgd/ontvangen. In het te vorderen bedrag dienen geen incassokosten-en/of herinneringskosten te worden opgenomen.
Over de aanvang van de 14-dagen termijn is inmiddels de nodige rechtspraak ontstaan. Zo heeft de Hoge Raad kort gezegd aangegeven dat de datum van ontvangst van de brief leidend is voor het moment waarop de 14-dagen termijn gaat lopen. Expliciet stelt de Hoge Raad dat de termijn van 14 dagen tevens verlengd moet worden met dagen waarop geen post bezorgd wordt. Dit zijn: maandagen, zondagen en officiële feestdagen.
Een ander vereiste voor de 14-dagen brief is dat de maximale hoogte aan incassokosten vermeld dient te worden. Het betreft dan de maximale hoogte aan incassokosten die verschuldigd wordt indien de vordering niet binnen de gestelde termijn wordt betaald. Van belang is dat tevens vermeld wordt dat dit bedrag verhoogd wordt met 21% BTW, aangezien een VvE niet BTW-plichtig is. Er zal geen recht bestaan op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten, indien niet wordt voldaan aan de vereisten van de 14-dagen brief, zoals bepaald bij wet en rechtspraak.
In de praktijk komt het voor dat de 14-dagen brief alleen per e-mail wordt verzonden door (de beheerder van) de VvE. Het advies is echter om de 14-dagen brief tevens per reguliere post te verzenden.
Bron: Rijssenbeek Advocaten