Hoe kan de VvE tijdens de coronacrisis toch besluiten nemen?
De corona maatregelen zijn door het kabinet verlengd tot 28 april a.s. De kans is daarbij reëel dat de voorzorgmaatregel waarbij, kort gezegd, samenkomsten zijn verboden indien geen 1,5 meter afstand tot elkaar kan worden gehouden, ook tot na deze datum van kracht blijft. Het coronavirus heeft daarmee zeker ook impact op het vergaderseizoen van VvE’s. De meeste VvE’s stellen waar mogelijk de voorjaarsvergadering uit tot een later moment in het jaar. Er zijn echter situaties denkbaar waarbij de VvE op korte termijn een besluit móét nemen. Wat zijn dan de opties voor uw VvE?
I. Uitzondering op verbod
Er geldt een uitzondering voor “samenkomsten die nodig zijn voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden van instellingen, bedrijven en andere organisaties” en voor “samenkomsten die op grond van de wet verplicht zijn zoals vergaderingen van volksvertegenwoordigers en sommige aandeelhoudersvergaderingen”. In beide gevallen geldt daarbij: mits maximaal 100 personen en 1,5 meter afstand wordt gehouden.
Op grond van de wet (art. 2:48 jo 5:135 BW) – en vaak ook op grond van de splitsingsakte van de VvE – geldt voor VvE’s de verplichting om binnen een half jaar na het aflopen van het boekjaar een jaarvergadering te houden. Het is voor VvE’s dan ook niet absoluut verboden een jaarvergadering te houden, mits daarbij maximaal 100 personen aanwezig zijn en 1,5 meter afstand wordt gehouden.
Door het coronavirus is het fysiek bijeenkomen met veel leden echter zeer onwenselijk. Is het mogelijk de vergadering uit te stellen?
Een directe sanctie op het overschrijden van de in het splitsingsreglement opgenomen termijn is er niet. Daarbij menen wij dat de beperkende werking van de redelijkheid en billijkheid het mogelijk maakt de vergadering uit te stellen. Art. 2:8 lid 2 BW bepaalt: “Een tussen hen krachtens wet, gewoonte, statuten, reglementen of besluit geldende regel is niet van toepassing voor zover dit in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn.”
De huidige coronacrisis heeft enorme gevolgen voor de volksgezondheid. De overheid heeft ter bescherming daarvan vergaande voorzorgsmaatregelen genomen. Onder de huidige omstandigheden is het zeer goed te verdedigen dat de verplichting om nu een jaarvergadering te houden onaanvaardbaar is. Dit brengt op grond van art. 2:8 BW met zich mee dat uitstel van de vergadering toelaatbaar moet worden geacht.
Wat zijn de andere opties?
II. Elektronisch stemmen
In een eerder nieuwsbericht van ons kantoor, is al gesproken over de mogelijkheid van elektronisch stemmen. Kort samengevat kan elektronisch stemmen een uitkomst zijn indien gebruik gemaakt kan worden van een gespecialiseerd software systeem voor VvE’s. Aldus de kantonrechter komt op deze wijze rechtsgeldig een besluit tot stand.
Wat nu als uw VvE deze gespecialiseerde software niet heeft?
III. Stemmen via volmacht
Het is tevens mogelijk te stemmen via volmachten waarbij een machtiging wordt verleend aan één of enkele personen. Bijvoorbeeld de voorzitter van de vergadering, de beheerder van de VvE en of een bestuurder van de VvE.
Hoe gaat dit in de praktijk in zijn werk? In de uitnodigingsbrief met agenda dient te worden toegelicht dat wegens alle corona maatregelen bij voorkeur zoveel mogelijk wordt vergaderd via volmachten en dat de vergadering plaatsvindt bij een van de aangewezen gevolmachtigde(n). De leden dienen de machtigingen – bij voorkeur na ondertekenen daarvan – dan per e-mail, als bijlage, toe te zenden aan de gemachtigde persoon. Indien alle of ten minste zoveel leden als benodigd voor het behalen van een eventueel benodigd quorum een volmacht afgeven en er verder geen leden zijn die per se ter vergadering willen komen, dan hoeft de gemachtigde persoon vervolgens ter vergadering enkel de bij volmacht uitgebrachte stemmen te tellen en de uitkomst vast te leggen. Vervolgens dienen de notulen op kortst mogelijke termijn aan de leden verzonden te worden. Van belang is dat de volmachten nadien te controleren zijn.
Aan te bevelen is voor deze situatie een zogenoemde beperkte volmacht te gebruiken. Dit is een volmacht waarop de te nemen besluiten zijn ingevuld en waar het betreffende lid alleen nog maar hoeft aan te kruisen inzake welke besluiten hij vóór of tegen stemt. Let wel, ten aanzien van het afgeven van machtigingen kunnen in het splitsingsreglement beperkingen zijn opgenomen. In Modelreglement 2006 is bijvoorbeeld opgenomen dat het bestuur niet gemachtigd kan worden.
Discussie op de vergadering
Het hart van de VvE is de vergadering van eigenaars. De discussie over het beleid van de VvE vindt hier plaats. In deze tijden is het echter niet gewenst met veel mensen bij elkaar te komen. Vanzelfsprekend blijft toch de noodzaak of behoefte bestaan om te discussiëren over de te nemen besluiten. In dat geval is het, voor alle leden die dat wensen, een mogelijkheid om via de digitale weg de kwestie(s) op het moment van vergaderen te bespreken met bijvoorbeeld Skype, Facetime o.i.d. Op deze wijze blijft beraadslaging mogelijk. Na het voltooien van de discussie kunnen leden dan hun (stem)volmacht invullen en per e-mail aan de gemachtigde op de vergadering toezenden.
Op deze manier komt naar onze mening in beginsel een rechtsgeldig besluit tot stand.
Spoedwet COVD-19
Er is in deze tijd alleen een probleem indien enige vorm van discussie over de besluiten absoluut onmogelijk is voor leden die geen gebruik willen of kunnen maken van een volmacht en per se ter vergadering (hadden) willen komen. Het besluit kan dan achteraf misschien vernietigbaar zijn in verband met een mogelijk gebrek in de totstandkoming van het besluit. Overigens waarschijnlijk niet zonder een bijkomend belang.
De aankomende spoedwet COVD-19 Justitie en Veiligheid biedt daarbij wellicht soelaas. In het persbericht van het Miniserie van Justitie en Veiligheid van 3 april jl. staat: ‘Zo wordt het op verschillende terreinen mogelijk om, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, tijdelijk via elektronische middelen te communiceren. Dan gaat het bijvoorbeeld om beursvennootschappen en verenigingen die jaarlijks een algemene vergadering moeten houden.’
Van nietigheid zou ons inziens alleen sprake kunnen zijn indien een eventuele beraadslaging ter vergadering volledig onmogelijk is of wordt gemaakt. Daar hoeft geen sprake van te zijn indien de VvE de voorbereiding en oproeping van de vergadering goed inkleedt. Uit de literatuur en Kamerstukken volgt naar onze mening niet dat fysieke aanwezigheid van meerdere leden een fundamenteel vereiste is voor de totstandkoming van een besluit. Zo ook de hiervoor al aangehaalde uitspraak van de Rechtbank Oost-Brabant over de geldigheid van digitaal stemmen. De kantonrechter keurt in deze uitspraak digitaal stemmen goed, omdat het de facto overeenkomt met het verlenen van volmachten. Tevens komt de kantonrechter in deze uitspraak tot het oordeel dat leden niet noodzakelijk fysiek op de vergadering aanwezig hoeven te zijn. Zoals gezegd, een vorm van beraadslaging blijft wel van belang.
Gezien de huidige omstandigheden, de opgelegde corona voorzorgsmaatregelen en de richtlijnen van het RIVM is het naar onze mening in alle redelijkheid uit te leggen waarom de VvE in het geval van het móéten nemen van een besluit voor deze wijze van vergaderen kiest. De komende spoedwet lijkt daarbij de laatste hobbels glad te strijken.