Kan het bestuur van de VvE agendapunten weigeren?
Het komt binnen een VvE vaak voor dat eigenaars na het rondsturen van de agenda nog agendapunten willen aandragen voor of zelfs op de vergadering.
In de Modelreglementen 1973, 1982 en 1992 is geen bepaling opgenomen omtrent de bevoegdheid van eigenaars om agendapunten toe te voegen aan de agenda. Artikel 45 lid 8 Modelreglement 2006 en artikel 50 lid 2 Modelreglement 2017 bepalen dat een eigenaar het recht heeft tot uiterlijk zeven dagen voor de vergadering bij schriftelijke kennisgeving aan het bestuur onderwerpen op de agenda te laten plaatsen. Deze twee Modelreglementen bieden dus wel expliciet de mogelijkheid om agendapunten toe te voegen. Hoewel is bepaald dat het uiterlijk zeven dagen voor de vergadering moet, is het op zich ook mogelijk nog tijdens de vergadering onderwerpen aan te dragen. Indien dat gebeurt, bepaalt uiteindelijk de vergadering zelf, of die onderwerpen worden behandeld of niet.
Als niets is geregeld in het splitsingsreglement, bepaalt artikel 2:8 BW dat degenen die bij een VvE zijn betrokken zich redelijk tegenover elkaar moeten gedragen. Dit brengt mee dat wanneer een eigenaar een verzoek doet om een onderwerp te behandelen voor of op de vergadering, het bestuur niet op onredelijke gronden mag weigeren om dit onderwerp te agenderen.
Niet alle onderwerpen kunnen nog op de vergadering als agendapunt worden aangedragen. Het vaststellen van bijvoorbeeld de exploitatierekening, die voor het eerst tijdens de vergadering onder de eigenaars wordt verspreid, zal bij de eigenaars terecht problemen kunnen opleveren. Dit komt omdat de eigenaars niet de mogelijkheid hebben gehad een en ander zorgvuldig te bestuderen en zich zonodig te laten adviseren door een expert. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor het doen van grote uitgaven. In dit geval bestaat dus wel een redelijke grond voor het bestuur om een agendapunt te weigeren.
Het komt vaak voor dat eigenaars een onderwerp opnieuw op de agenda willen laten plaatsen, terwijl in een eerdere vergadering over dit onderwerp is gesproken en is besloten. In beginsel dient ook dit onderwerp op de agenda te worden geplaatst. Het is vervolgens aan de vergadering of dat onderwerp ook daadwerkelijk (opnieuw) moet worden besproken. Het staat de vergadering vrij te besluiten dat onderwerp niet te behandelen, als eerder over dit onderwerp is besloten. Het spreekt voor zich dat de vergadering met deze bevoegdheid voorzichtig moet omgaan.
Staat vast dat de vergadering over een bepaald onderwerp niet meer wil discussiëren en besluiten, dan kan het bestuur weigeren de agendapunten toe te voegen. Bijvoorbeeld in het geval sprake is van een gerechtelijke uitspraak over dat onderwerp.
Kortom, het bestuur dient in beginsel een verzoek van een eigenaar om een agendapunt aan de agenda toe te voegen op te volgen. Enkel als sprake is van een redelijk belang om een agendapunt te weigeren, kan het bestuur besluiten een agendapunt niet te agenderen.
Bron: Rijssenbeek Advocaten